§ 1. Kredsens navn og stiftelse.
Punkt 1.
Kredsens navn er Kolonihaveforbundets, ODENSE kreds. Kredsen består af haveforeninger beliggende i ODENSE og MIDDELFART kommuner.
Punkt 2.
Kredsen er stiftet i medfør af Forbundsvedtægtens § 4, stk.2.
§ 2. Formål og virke.
Punkt 1.
Det påhviler kredsbestyrelsen at arbejde for at fremme Forbundets mål og virksomhed, som det kan udledes af Forbundsvedtægtens § 3.
Punkt 2.
Kredsbestyrelsen varetager på egen hånd følgende opgaver i forhold til de tilsluttede foreninger:
- A: Arbejder for at fremme de enkelte haveforeningers engagement i kolonihavebevægelsen.
- B: Arbejder for at sikre foreningernes engagement i kredsens udpegning af tillidsfolk til forbundets kompetente organer.
- C: Arbejder for at sikre, at de enkelte foreningers idéer, synspunkter og ønsker inddrages i arbejdet i forbundets kompetente organer samt i forhandlinger med udlejere og myndigheder.
- D: Koordinerer høringer og møder i kredsens foreninger i forbindelse med forhandlinger med offentligemyndigheder om spørgsmål, som berører flere eller alle foreninger i kredsen, herunder spørgsmål omlejekontrakter, bygningsmæssige forhold, lokal- og kommuneplanlægning, offentlige anlæg ogserviceydelser mv., jfr. dog stk. 2.3.
- E: Holder foreningerne orienteret om arbejdet i og beslutninger truffet af forbundets kompetenteorganer, udlejere eller myndigheder samt bistår foreningerne med at føre beslutningerne ud i livet.
- F: Koordinerer erfaringsudveksling blandt kredsens foreninger.
- G: Foretager godkendelse af byggeansøgninger, hvor dette er aftalt med foreningen eller udlejer.
- H: Hjælper med at bilægge eventuelle stridigheder mellem foreningernes bestyrelse og dissesmedlemmer eller mellem foreningerne.
- I: Besvarer generelle henvendelser vedr. betingelser gældende for haver i kredsen.
- J: Indkalder og afholder generalforsamling i medlemsforeningerne i de § 2, stk. 4, nævnte tilfælde.
- K: Fastlægger regler og procedurer for foreningernes indberetning til kredsen af oplysninger, som ernødvendige for kredsens varetagelse af sine opgaver.
- L: Varetager koordinering af Forbundets præmieringsordning for kredsens medlemsforeninger.
Punkt 3.
Kredsbestyrelsen varetager i samarbejde med forbundsledelsen følgende opgaver:
- A: Deltager i forhandling, herunder genforhandling, og indgåelse af lejekontrakter, hvor
Kolonihaveforbundet står som lejer. Hvor lejeaftaler om arealer, der udlejes til haveforeninger, indgås
med staten, kommunal myndighed eller privat ejer, kan disse med forpligtende virkning alene indgås
af Kolonihaveforbundet sammen med den lokale kreds. - B: Deltager i forhandlinger med offentlige myndigheder i samarbejde med forbundsledelsen om arealplanlægning, offentlige anlæg, kloakering, byggeforhold mv.
- C: Bistår, i øvrigt efter anmodning, forbundsledelsen ved udredning af sager, som angår kredsensforeninger og ved behandling af spørgsmål af generel karakter.
Punkt 4.
Hvis kredsbestyrelsen i særlige tilfælde skønner, at der er et påtrængende behov for, at en forenings
medlemmer får lejlighed til at træffe beslutning i en sag, der ikke kan udsættes til den ordinære
generalforsamling, kan kredsbestyrelsen opfordre foreningens bestyrelse til at indkalde medlemmerne til
en ekstraordinær generalforsamling. Hvis foreningens bestyrelse undlader at følge kredsbestyrelsens
opfordring, kan kredsbestyrelsen, for foreningens regning, indkalde til den ekstraordinære
generalforsamling med den angivne sag på dagsordenen. Kredsbestyrelsen skal i indkaldelsen motivere
sin beslutning.
Punkt 5.
Efter vedtagelse i Kolonihaveforbundet’s Forretningsudvalg kan forbundsledelsen under tilsvarende
betingelser, for foreningens regning, indkalde til en ekstraordinær generalforsamling i en
medlemsforening i tilfælde, hvor kredsbestyrelsen ikke har fundet dette nødvendigt. Forbundsledelsen
skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.
Punkt 6. Hæftelse:
Kredsen hæfter alene med kredsens formue for kredsens gældsforpligtelser.
§ 3. Kredsrepræsentantskabet.
Punkt 1.
Kredsens øverste myndighed er kredsrepræsentantskabet. Kredsrepræsentantskabet kan træffe
beslutninger, der er bindende for medlemsforeningerne og deres medlemmer.
Punkt 2.
Det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde afholdes hvert år i marts måned og med en dagsorden,
som i det mindste skal indeholde følgende:
a. Valg af dirigent og referent
b. Beretning
c. Fremlæggelse af revideret årsregnskab med evt. revisionsberetning
d. Indkomne forslag
e. Godkendelse af budget for det kommende år
f. Valg af kredsformand, kredskasserer og evt. kredssekretær
g. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter
h. Valg af interne kredsrevisorer og suppleanter
i. (evt.) Valg af ekstern revisor
j. (evt.) Nedsættelse af vurderingsudvalg/ankeudvalg
k. I kongres år valg af delegerede til forbundets kongres og evt. suppleanter
l. Eventuelt
Punkt 3.
Ordinært kredsrepræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt med 4 ugers varsel, adresseret til de
enkelte foreningers formænd. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Med indkaldelsen
skal følge kredsens reviderede årsregnskab, samt budgetforslag for det kommende år.
Punkt 4.
Forslag som ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet skal være kredsformanden i hænde senest
3 uger før repræsentantskabsmødets afholdelse, hvorefter de skal optages på en revideret dagsorden,
som udsendes til foreningerne. Den reviderede dagsorden og de indkomne forslag skal være
foreningerne i hænde senest 7 dage før repræsentantskabsmødet. Der kan på
repræsentantskabsmødet stilles ændringsforslag.
Punkt 5.
Adgang og stemmeret har foruden kredsbestyrelsen, der er fødte medlemmer, repræsentanter fra
kredsens tilsluttede foreninger. Ret til at repræsentere en forening bortfalder ved ophør af
medlemskab af en forening i kredsen.
Punkt 6.
Udover kredsbestyrelsesmedlemmerne er foreningerne hver især berettiget til at lade sig
repræsentere med 2 repræsentanter, hvoraf 1 repræsentant skal være medlem af foreningens
bestyrelse. Foreninger med over 50 udlejede haver har dog ret til at lade sig repræsentere med
yderligere 1 medlem pr. 50 udlejede haver, dog med max. 8 repræsentanter. Foreningernes
repræsentanter, herunder kredsbestyrelsesmedlemmerne, er valgbare til kredsbestyrelsen på
repræsentantskabsmødet.
Punkt 7.
Kredsen kan lade udfærdige adgangskort til de valgte repræsentanter, adgangskortet benyttes som
stemmekort.
Punkt 8.
Formanden for Kolonihaveforbundet, eller den han bemyndiger hertil, har ret til at deltage i
repræsentantskabsmødet med taleret men uden stemmeret.
Punkt 9.
Beslutninger på repræsentantskabsmøder træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer.
Punkt 10.
Beslutning om ændringer i vedtægt, optagelse af kollektive lån og kredsens eventuelle opløsning
forudsætter dog, at mindst 2/3 af repræsentanterne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne
stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har
stemt for forslaget, indkaldes til et nyt repræsentantskabsmøde, som uanset antallet af fremmødte
kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
Punkt 11.
Afstemning foretages ved håndsoprækning (evt. stemmekort), dog skal skriftlig afstemning finde sted,
hvis en forslagsstiller begærer det, eller hvis mindst 10 % af de tilstedeværende stemmeberettigede
ved håndsoprækning stemmer herfor, eller hvis et flertal af kredsbestyrelsen eller dirigenten måtte
ønske det. Til optælling af stemmer nedsættes et stemmeudvalg på 3 medlemmer, der under
dirigentens ledelse foretager optælling.
Punkt 12.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Punkt 13.
En repræsentant, som er forhindret i at være til stede på repræsentantskabsmødet, kan vælges
såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.
Punkt 14.
Repræsentantskabsmødets referat underskrives af mødets dirigent, sekretær samt på bestyrelsens
vegne af kredsens formand senest 1 måned efter repræsentantskabsmødets afholdelse. Referatet er
offentligt for medlemmerne.
§ 4. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde.
Punkt 1.
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når det besluttes af kredsbestyrelsen, eller når mindst
1/4 af repræsentantskabets medlemsforeninger skriftlig fremsætter ønske herom med angivelse af de
spørgsmål, der ønskes behandlet.
Punkt 2.
Ved ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan der kun træffes beslutning, hvis mindst 4/5 af de
medlemsforeninger, der har begæret det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, er til stede.
Forslagsstillerne motiverer selv den opstillede dagsorden.
Punkt 3.
Indkaldelse skal finde sted senest 8 dage efter kravets fremsættelse. Repræsentantskabsmødet skal afholdes
tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
Punkt 4.
Forbundets Forretningsudvalg kan bemyndige Forbundskontoret til at indkalde til ekstraordinært
repræsentantskabsmøde i en kreds i tilfælde, hvor kredsen ikke fungerer efter kredsvedtægterne eller,
hvor det skønnes nødvendigt at informere repræsentantskabet om forhold vedr. kredsen.
§ 5. Kredsbestyrelsen.
Punkt 1.
Kredsbestyrelsen består af 1 kredsformand, 1 kredskasserer, samt 3 kredsbestyrelses-medlemmer.
Punkt 2.
Kredsbestyrelsesmedlemmer vælges på repræsentantskabsmødet blandt de fremmødte repræsentanter
fra medlemsforeningerne, herunder den siddende kredsbestyrelse. Det skal tilstræbes, at alle kommuner
eller foreninger i kredsen er repræsenteret i kredsbestyrelsen. Et bestyrelsesmandat bortfalder ved
ophør af medlemskab af en forening i kredsen.
- A: I ulige år vælges: 1 formand, 2 bestyrelsesmedlemmer og evt. en kredskasserer og evt. 3 medlemmer af vurderingsankeudvalget for en 2 års periode.
- B: I lige år vælges: 1 kasserer, 1 bestyrelsesmedlem og evt. 2 medlemmer af vurderingsankeudvalget for en 2 års periode.
- C: Hvert år vælges: 3 bestyrelsessuppleanter samt evt. 1 suppleant til vurderingsankeudvalget for en 1-års periode.
- D: Genvalg kan finde sted for samtlige.
Punkt 3.
Kredsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Punkt 4.
Kredsbestyrelsen oppebærer honorar, godtgørelser eller andre ydelser efter repræsentantskabets
nærmere bestemmelse.
Punkt 5.
Kredskassereren varetager kredsens samlede regnskabsaflæggelse under direkte ansvar over for
repræsentantskabet.
Punkt 6.
Kredsbestyrelsen afholder møde så ofte kredsformanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst 2
kredsbestyrelsesmedlemmer kræver det – dog mindst hver tredje måned.
Punkt 7.
På det første kredsbestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde konstituerer
kredsbestyrelsen sig med en næstformand og en sekretær.
Punkt 8.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særopgaver.
Punkt 9.
Såfremt kredsformand eller kredskasserer fratræder i utide, og dette ikke sker umiddelbart før
repræsentantskabsmødet, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for nyvalg.
Punkt 10.
Over kredsbestyrelsesmøderne skrives et referat, hvori et hvert mindretal, såfremt det fremsætter ønske
herom, har krav på at få sine meninger ført til referat. Et referat skal godkendes af kredsbestyrelsen.
Punkt 11.
Kredsbestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
a) en bestyrelsesansvarsforsikring, som omfatter kredsbestyrelsens erstatningsansvar ved
uagtsomme erstatningspådragende handlinger,
b) en underslæbsforsikring, der omfatter kredsens tab ved underslæb i forbindelse med
administration af kredsens midler,
c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter ankeudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme
ansvarspådragende handlinger.
Punkt 12. Tavshedspligt:
Kredsbestyrelsens medlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af kredsbestyrelsen, har tavshedspligt
med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får
indsigt i under deres arbejde for kredsen. Medlemmer af kredsens vurderingsudvalg må kun videregive
oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, sælger samt en evt. køber.
§ 6. Valg af revisorer.
Punkt 1.
Der vælges 2 revisorer, som afgår skiftevis hver andet år.
Punkt 2.
Hvert år vælges 2 revisorsuppleanter for 1 år.
§ 7. Valg af delegerede til forbundets kongres.
Punkt 1.
Valg af delegerede sker i henhold til forbundsvedtægten § 9 og indberettes til Forbundskontoret.
Punkt 2.
Når kongressens endelige dagsorden foreligger, indkalder kredsbestyrelsen de delegerede og suppleanter
til et møde, hvor koordinering og prioritering af kredsens samlede oplæg til kongressen foretages.
§ 8. Kredsens vurderings- og klageorganisation.
Punkt 1.
Kredsen kan vælge eller nedsætte et centralt vurderingsudvalg, der vurderer i foreninger, der ikke selv har
et vurderingsudvalg. Kredsens repræsentantskab kan endvidere beslutte at centralisere vurderinger i
kredsen helt eller delvist for bestemte foreninger, så disse foreninger ikke selv må udføre opgaven.
Repræsentantskabets beslutning træffes ved simpelt flertal. Foreninger, der ikke efterlever
repræsentantskabets beslutning kan pålægges en bod, hvis størrelse fastsættes af Hovedbestyrelsen, jf.
Forbundsvedtægtens § 11, stk. 2l. Kredsen fastsætter regler for evt. gebyr for vurderinger i foreninger.
Punkt 2.
Kredsen vælger eller nedsætter et vurderingsankeudvalg, hvortil en anke kan indbringes fra en forening
eller et medlem, som har fået foretaget en vurdering. Kredsen fastsætter regler for behandling af anken
samt evt. gebyr herfor.
Punkt 3.
En vurderingsperson må ikke deltage i vurdering af et hus i både vurderingsudvalg og ankeudvalg. Hvis
dette medfører, at der ikke er nok medlemmer i et vurderingsankeudvalg, skal kredsen bede en anden
kreds om hjælp med vurderingsankesagen.
Punkt 4.
Vurderingsankeudvalgets afgørelse i den konkrete sag er bindene for alle og kan ikke påklages.
Punkt 5.
Vurderingsankeudvalget kan under særlige omstændigheder beslutte at optage en vurdering til fornyet
vurdering.
§ 9. Kontingent.
Punkt 1.
For medlemskab af kredsen betaler foreningerne, ud over det til enhver tid gældende kontingent til
Kolonihaveforbundet, et kontingent, hvis størrelse fastsættes af repræsentantskabet.
Punkt 2.
Kontingentåret følger regnskabsåret, 1. januar til 31. december. Kredskontingentet forfalder 15. juni.
Ved for sen indbetaling pålægges 1,5 % rente pr. påbegyndt måned. Der kan pålægges gebyr.
Punkt 3.
Såfremt en medlemsforening ikke har betalt skyldigt kontingent til kredsen eller forbundet inden
afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, er medlemsforeningen deltagerberettigede på
repræsentantskabsmødet, men ikke stemmeberettigede.
§ 10. Regnskab.
Punkt 1.
Kredsens regnskabsår løber fra den 1. januar til 31. december.
Punkt 2.
Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort
under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser. Bestyrelsen kan bestemme, at
årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.
Punkt 3.
Det påhviler i øvrigt kredskassereren, på ordinære kredsbestyrelsesmøder, at forelægge en
regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
Punkt 4.
Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter. Regler om disposition over midlerne
fastsættes af kredsbestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
§ 11. Tegningsret.
Punkt 1.
Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten
altid udøves af mindst 2 personer, hvoraf mindst 1 skal være formand eller kasserer. I alle øvrige forhold
repræsenterer kredsformanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse,
herunder evt. kredskontor.
§ 12. Revision.
Punkt 1.
Revision af kredsens regnskabsaflæggelse finder sted ved de af repræsentantskabet valgte interne
revisorer.
Punkt 2.
Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale med mere, ligesom de skal
kontrollere gennemførelsen af de af repræsentantskabet trufne beslutninger i økonomisk henseende.
Revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere kredsens bøger, regnskabsbilag samt formue.
Revisorerne skal foretage mindst ét årligt kasseeftersyn. Kasseeftersynet skal omfatte både
kontantbeholdning og bankindeståender.
Punkt 3.
Revisorerne er berettiget til at forlange regnskabet revideret af registreret eller statsautoriseret revisor,
såfremt de under gennemgangen af kredsens regnskaber støder på forhold, der efter deres skøn kan
motivere dette.
Punkt 4.
Revisorerne fører en revisionsprotokol, som kredsbestyrelsen skal have forelagt efter hver afholdt
revision.
§ 13. Foreningsgeneralforsamlinger.
Punkt 1.
Kredsbestyrelsen har ret til at overvære de under kredsen hørende foreningsgeneralforsamlinger med
taleret, men uden stemmeret. Kredsen skal indkaldes med samme varsel som foreningernes medlemmer.
§ 14. Ophørsbestemmelser.
Punkt 1.
I tilfælde af kredsens opløsning, skal kredsens midler i det hele tilfalde de enkelte foreninger i forhold til
antal udlejede haver.
§ 15. Lokale bestemmelser (frivillig)
Kredsen fastsætter selv resten efter reglerne i Forbundsvedtægtens § 8. stk. 6, hvorefter disse standardvedtægter er obligatoriske for kredsen, medmindre det særskilt er angivet, at en bestemmelse er frivillig. Kredsen kan supplere vedtægterne med lokale regler. Evt. supplerende vedtægter SKAL fremgå af § 15.
En kreds’s supplerende bestemmelser må dog aldrig stride mod Kolonihaveforbundets vedtægt eller
kredsvedtægten eller Kolonihaveforbundets foreningsvedtægt.
Senest ændret af Kongressen i september 2018
Ovenstående Kredsvedtægt er vedtaget på et
EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE den 3. september 2013.
